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在ERP选型时要通过实际测试来验证软件功能!

发布时间:2022-09-28

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  许多ERP厂商会提供他们软件的试用版本,可以让潜在客户对系统功能有一个初步的了解,企业在选型的时候可以充分利用这个试用版本。不过要注意的是,对一套ERP系统的零打碎敲的了解,跟做一个完整的POC论证(proof-of-concept)是有区别的。

  一个POC论证包括下面一些工作。首先要把企业的样本数据导入系统,然后要按照企业的管理要求设置好系统参数,接下来要详细了解软件的方方面面。对于企业来说,能够做一个POC论证当然是很好的一件事情,但是执行一个完整的论证,无异于把系统实施一遍,需要完成的工作量是非常大的。

  另一个问题是,很多ERP厂商在售前阶段是不会向企业提供无条件的培训和支持的。即使派人过来,也不会是真正的培训师或者顾问。于是选型小组在了解系统的时候势必会遇到很多不必要的挫折,对ERP系统也很难有一个正确的理解。在这种情况下,选型小组是很难对ERP软件做出正确评估的。

  这里不是说POC论证完全不合适。如果企业认为ERP系统存在很多风险,或者想验证系统能否解决一项重要的管理需求,这时候执行一个POC论证还是非常合适的。

  在选型工作阶段,如果企业想对自己中意的ERP软件再详细地检验一次,就可以考虑来一次POC论证。不过在执行的时候,为了减少工作量,对于论证的范围和目标,可以适当地限制一下,同时要求ERP厂商提供一些必要并且是无条件的支持。

  接下来要特别强调一点:在选型时,企业一定要理解ERP系统界面背后的工作原理。

  不管用什么样的管理系统,用户都要通过操作屏幕界面来输入数据以及查看报表。至于ERP在后台是怎么处理的,很多用户并不关心。除非在处理完本次操作之后还需进一步处理,或者这一次的操作引起某个地方出问题了,这时候用户可能会去琢磨ERP到底在后台是怎么处理的。在ERP选型过程中,企业可不要采取这种黑匣子的方式。也就是说,了解ERP系统在后台是如何处理的,尽量做到知其然并且知其所以然,是非常重要的一件事情。这样做的好处是很多的,比如在选型阶段可以发现那些在软件演示过程中不容易被发现的问题。

  虽然企业希望ERP厂商能经常开发一些新功能出来,但是很多时候这些新功能并不一定如厂商们所说的那样,做到了与原系统的无缝集成。如果ERP系统里面的重要模块是事后添加进来的,并且没有与原系统无缝集成,那么是可以明显地看出来的。

  不管什么时候,当ERP厂商给原本就复杂的ERP系统再添加一些新模块或者重要功能的时候,在一定程度上是需要对原始设计进行改动的。要做到这一点,就需要围绕现有的软件程序和数据结构来做文章,以便把新功能整合进去。然而这样做也会负面影响软件功能、系统可用性、集成性,以及数据处理的实时性。

  如果ERP厂商在当初设计的时候,没有把一些重要软件功能所需的数据考虑进去,那么在软件开发工作完成以后,若想再整合一些新数据进来,就会是很难的一件事情。比如多业务支持、合同管理、批量控制以及其它软件功能,在整合这些新功能所需数据的时候,对原系统的每个模块都会带来影响。

  上面所说的这些系统设计方面的问题,如果处理不当,会让用户在处理某些数据的时候,需要在系统的不同地方输入两到三次。如果不需重复输入,也会需要通过批处理来同步数据,而这种同步是很难做到实时的。类似于这样的设计就不是什么好设计。

  因此企业在选型的时候,一定要找ERP厂商了解一下,他们的系统里面那些重要的软件功能所涉及的数据是如何在数据库里面进行设计的。同时检查下ERP软件的逻辑数据模型,每套ERP软件都有一个逻辑数据模型。数据模型主要用来描述数据库、关键字段以及文件之间是如何互相关联的。通过这个数据模型,可以了解在系统里面业务数据是怎样支持流程处理的,也能暴露一些系在统设计方面隐藏的大问题。

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